Een van de moeilijkste issues in het zakendoen is communicatie. En ik weet niet hoe jij het ervaart, maar mij lijkt het een steeds groter probleem te worden. Fatsoenlijk communiceren.
maar als je belt wordt er niet opgenomen. Ook een ingesproken voicemail is niet voldoende om een reactie op een belletje te krijgen. In het beste geval krijg je een berichtje met de dubieuze tekst ‘Kan ik je later bellen?’ Hoe je daarop moet antwoorden, weet ik nog steeds niet. Maar toen ik eens weifelend antwoordde dat ik niet weet of hij dat kan, bleef het lang stil.
Nee, dan maar de mail. We mailen wat af de hele dag, dus dat moet lukken. Nou, nee. De mail is eigenlijk bedoeld om een en ander te bevestigen of kort weer te geven, maar wordt anno nu voor totale andere doeleinden gebruikt. Hele pagina’s worden er vol getypt, om vervolgens naar een hele groep mensen te versturen, uiteraard met enkelen in de cc en wellicht je baas in de bcc. Vervolgens ontspint er zich een discussie en een op-en-neer-gepingpong waarin de één enkel de zender beantwoordt en de ander de hele groep meeneemt. Als men er uiteindelijk niet uitkomt, krijg jij de mail met de vraag wat jij ervan vindt. Dan kun je eerst 20 seconden terug scrollen om te kijken waarover het gaat.
Ook wordt er vaak gemaild vanuit emotie. Niet doen. In een face-to-facegesprek kun en mag je heel veel zeggen. Met behulp van de non-verbale communicatie wordt de soep vaak niet zo heet gegeten. Maar door het ontbreken ervan in mailverkeer komen woorden vaak onbedoeld veel te hard over. Dus gebruik mail selectief en probeer het in een gesprek, het liefst aan tafel, anders per telefoon. En tot slot is de mail heel geduldig. Je kunt ze makkelijk een paar weken onbeantwoord in de box laten zitten. Ze piepen niet, slechts het cijfertje met ‘ingekomen mails’ loopt op. That’s it.
‘Druk’ wordt vaak als argumentatie gebruikt als er niet op een fatsoenlijke manier gereageerd wordt. Maar die mensen hebben niet in de gaten dat die druk niet minder wordt als je een telefoontje of mailtje niet beantwoordt. Sterker nog, de druk neemt alleen maar toe. Je weet dat er toch weer een keer teruggebeld wordt. Werk het meteen af en ‘dat aapje is van je schouder’.
De reden dat ik me hier druk om maak, is de volgende: het kost geld! Zakendoen is vaak een kwestie van gunnen, scherp op de bal zitten en kansen verzilveren. En als jij je zakenpartners frustreert door niet of slecht te communiceren, gaan ze heus wel naar een ander. Niemand vindt het prettig om voor de derde keer te bellen met een mooie propositie voor je. Niemand gaat in de rij staan om als 288e mailtje in de inbox te komen. Reputaties zingen rond en degene die wél adequaat reageert, is spekkoper.
Want als de boodschap van de zender niet gehoord wil worden door de ontvanger, zijn er heus wel andere ontvangers die er blij mee zijn!
Rob van Herpen
is eigenaar van CaminoR Advies B.V. en auteur van ‘Lekker zakendoen’
